仕事や趣味、家事など様々なタスクが混在する日常を効率的に管理するため、私はMacとiPadを活用したスケジュール管理方法をいろいろ試してきました。
数多くのアプリやシステムを試した末に辿り着いた、私に合った組み合わせを紹介したいと思います。。
最初の挫折：単純なTo-Doリスト管理することの限界
最初はシンプルなTo-Doリスト管理から始めました。Appleの標準アプリであるリマインダーをはじめ、Todoist、Trelloなど様々なアプリを試してみましたが、どれも長続きしませんでした。
直面した問題点
- タスクがどんどん増えていく一方で整理が追いつかない。
- 優先順位の変更や期日の調整が面倒になるになって放置される。
- 完了したタスクを消していくだけで、全体の進捗が見えにくい
- 仕事と趣味と家事が混在して、管理が複雑化する。
シンプルなTo-Doリストは短期的なタスク管理には便利ですが、長期的なプロジェクトや複数の領域にまたがるタスク管理には限界がありました。
AIアシスタントでスケジュール管理をしてみるも挫折
次に試したのは、AIアシスタントを活用したスケジュール管理です。ChatGptなどを利用し、やることを書き出してスケジュール管理を頼んでみました。1日や1週間のスケジュールを作ってくれるので一見便利にかんじます。しかし、しばらく続けているとこれも問題点があり、結構面倒に感じるようになりました。
問題点
- 予定が変更されるたびに会話をやり直す必要がある。
- コンテキストの維持が難しく、基本的なスケジュールなど説明を繰り返す手間がかかる。
- タスクの全体像を視覚的に把握しづらい。結局どこかに書き出さなければいけない。
- オフラインでの利用に制限がある。
AIは特定の判断や助言を求める場面では非常に役立ちますが、日常的なスケジュール管理のメインツールとしては、まだ使いこなしきれませんでした。
Notionでの一元管理への挑戦
ネットを見ていて多くの人が推奨するNotionでの一元管理にも挑戦しました。タスク、プロジェクト、ノート、資料などをすべて一箇所で管理できる点は魅力的でした。
Notionの良かった点：
- 週間ベースでのタスク管理がしやすい。（たくさんのタスクを入れることができる。）
- カレンダー連携で予定の可視化ができる。
- データベースとの連携で情報管理を細かく出来る。
デメリット
個人の仕事や家事、趣味など面倒さがある
- プロジェクト設計に時間がかかりすぎる。
- テンプレートが多すぎてどれを使っていいか分からなくなる。
- 複雑な機能を使いこなせないとイライラしてくる。
- 細かなタスク調整が意外と面倒で放置されてしまう。
Notionは企業や複数人でのプロジェクト管理には優れていますが、個人の日常管理にはやや過剰な機能を感じることがありました。特に「プロジェクト」という概念で管理するよりも、もっと柔軟な方法が欲しいと感じるようになりました。
実際にやってみて最適だったこと：3つのアプリの組み合わせ
試行錯誤の末、自分に合った3つのアプリの組み合わせに辿り着きました。
1. Craft：アイデアと長期計画の書き出し
まず、数ヶ月分のやるべきことやアイデアをCraftで一気に書き出します。Craftは普段Macを使ってる人なら、すごく直感的に使えます。シンプルでデザインもキレイだから、触っていて気持ちいいんですよね。大量の仕事ノートが必要じゃなければ、無料版で十分事足ります。ちょっとしたアイデア整理や計画を書き出すくらいなら、お金払わなくても困りません。
Craftの活用ポイント：
- 頭の中にあるタスクやアイデアをとにかく全て書き出す。
- カテゴリ別に整理し、優先順位をつける。
- 長期的な目標や計画を視覚的に整理する。
- 参考資料や関連情報も一緒に保存。
2. Notion：週間・月間の計画管理
Craftで整理した内容をもとに、Notionで週間・月間の計画を立てます。
notionでは「今週やること」「進行中」「完了」みたいな感じでボードを3列作って、タスクをカードのように動かしていくと管理が楽になりました。プロジェクト単位で管理するよりも、単純に「今週これをやる」と決めたものを、やり始めたら真ん中の列に移動させて、終わったら「完了」列に入れていく。このシンプルな方法だと、毎日の進捗がすごく分かりやすくて続けやすいです。
Notionの活用ポイント：
- 「今週やること」「進行中」「完了」のシンプルに振り分けることができる。
- 週の初めに「今週やること」を決め、日々それを「進行中」に移動
- カレンダー連携で時間軸のある予定も可視化
- 週間レビューで次週の計画に反映
Notionの活用におすすめの本
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3. Structured：日々のタスク管理
そして最近は日々の具体的なタスク管理にStructuredを導入しました。これがとても使いやすくて気に入っています。
（サイトは英語ですが、アプリ自体は日本語に対応しています。）
Structuredの良い点
- MacとiPadで同期して使いやすい直感的なインターフェース
- タスクの予定変更がドラッグ＆ドロップで簡単にできる。
- タスク間の関連付けや繰り返し設定が簡単にできる。
- 「後でやること」をタスクとして振り分けられる。
辿り着いた現在のワークフロー
現在は以下のワークフローでスケジュール管理をしています：
- 数ヶ月単位でやること：Craftで全てのアイデアや計画を書き出し、大きな方向性を整理
- 月初め：Notionで月間のタスク配分を決定
- 週の始め：Notionで週間タスクを整理し、優先順位を決定
- 毎日：Structuredでその日のタスクを時間割として管理
このようにツールを使い分けることで、「考える作業」と「実行する作業」を分離でき、ストレスなくタスク管理ができるようになりました。
まとめ：自分に合った組み合わせが重要
在宅仕事でのスケジュール管理は大変ですが、なかなか面倒な作業になります。私の場合は現在このように行っています。
- Craft：思考整理と長期計画を作る。
- Notion：週間・月間の進捗管理をする。
- Structured：日々のタスク実行できるように管理する。
この3つの組み合わせが、今のところ最もストレスなく続けられる感じになっています。
重要なのは、完璧なシステムを目指すのではなく、自分に合った方法を見つけること。ツールに振り回されるのではなく、ツールを自分のために活用することが大切です。
みなさんも自分に合ったスケジュール管理の方法を見つけてみてください。
参考になる時間管理術の本
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